Mit den häufigsten Aufgaben beginnen
Welche Materialien entstehen regelmässig? Vielleicht sind es Offerten, Speisekarten, Social-Media-Beiträge oder Informationen für Gäste. Diese Anwendungen bestimmen, welche Regeln und Vorlagen zuerst gebraucht werden. Eine Liste von fünf typischen Aufgaben ist ein sinnvoller Ausgangspunkt. Seltene Sonderfälle können später ergänzt werden.
Logo-Varianten verständlich zuordnen
Ein Ordner voller ähnlich benannter Dateien hilft wenig. Die Anleitung sollte zeigen, welche Variante für einen hellen oder dunklen Hintergrund vorgesehen ist und welche Datei für Druck oder digitale Anwendungen verwendet wird. Beispiele helfen dabei, die richtige Variante auszuwählen, ohne jedes Mal nachfragen zu müssen.
Farben und Schriften praktisch erklären
Neben den vorgesehenen Farben und Schriften braucht es Hinweise auf deren Verwendung. Welche Farbe trägt grosse Flächen, welche dient als Akzent? Welche Schrift gehört zu Überschriften und welche zum Fliesstext? Auch eine abgestimmte Ersatzschrift für Programme ohne die Markenschrift kann Teil der Regeln sein. Verfügbarkeit und Lizenzen werden vor der Weitergabe geprüft.
Vorlagen für wiederkehrende Materialien erstellen
Ein fertiges Beispiel macht viele Regeln verständlicher als eine abstrakte Beschreibung. Sinnvolle Vorlagen können etwa ein Briefbogen, eine Präsentation oder ein Aushang sein. Dabei sollte klar sein, welche Bereiche verändert werden dürfen. Wenn eine Vorlage nur von Fachpersonen bedient werden kann, ist sie für die eigenständige Pflege möglicherweise ungeeignet.
Eine gemeinsame Ablage festlegen
Logo, Schriftenhinweise, Vorlagen und das Manual sollten an einem gemeinsam vereinbarten Ort liegen. Veraltete Fassungen gehören getrennt archiviert. Eine klare Benennung mit Versionsstand erleichtert die Zusammenarbeit mit Druckereien und anderen Beteiligten. Eine zuständige Person kann sicherstellen, dass neue Anwendungen auch wieder in die Ablage zurückfinden.
Ein realistischer Startumfang
Für den Anfang können eine Logoübersicht, Farb- und Schriftregeln, zwei oder drei wichtige Vorlagen und eine saubere Dateiablage genügen. Der Umfang hängt vom Unternehmen ab. Ein brauchbarer Test lautet: Kann eine neue Person damit eine typische Aufgabe erledigen und erkennen, wann Rückfragen nötig sind? Falls nicht, fehlt meist ein konkretes Beispiel.